La crise sanitaire liée au Covid-19 est l’occasion de faire le point sur sa propre organisation et sa gestion du risque pandémique.

Le Covid-19 a obligé les entreprises à actionner leur PCA pour faire face à un risque bien souvent sous-évalué.

Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) de la plupart des entreprises d’assurances a été activé pour faire face au Covid-19. Mais il s’agissait bien souvent d’une adaptation de leur organisation et d’une évolution des processus activés dans l’urgence pour faire face aux conditions de travail liées au confinement et limiter les dégâts économiques, par manque de connaissance et d’intégration du risque pandémique dans le PCA.

Le PCA des entreprises n’était en effet pas construit pour assurer une réelle continuité d’activité ou de service tout en garantissant la sécurité du personnel.

Une fois confinée, il a fallu s’adapter et trouver des solutions rapidement que ce soit en termes d’organisation, d’outils ou de moyens de communication. Cependant le déconfinement ou l’automne prochain risque de nous exposer à une prochaine vague d’épidémie et il sera nécessaire de réagir rapidement en conséquence.

La révision de son PCA :

Il est nécessaire que les assureurs puissent étoffer leur PCA en y intégrant un plan d’actions permettant de gérer le risque pandémique, par exemple, en privilégiant une organisation plus agile axée davantage vers les nouvelles technologies.

L’objectif d’un PCA actualisé est de vous permettre d’accepter avec plus de sérénité et d’efficacité d’autres phases de confinement/déconfinement dans le futur, voire de vous préparer à d’autres potentiels événements sanitaires tels que la Dengue, le Zika ou le Chikungunya.

L’entreprise doit donc se donner les moyens de revoir son PCA afin d’y intégrer le risque pandémique comme un des principaux risques de cessation d’activité, pour que le PCA devienne un véritable outil de pilotage en se préparant à la crise et en évitant la désorganisation de la structure.

Vers un PCA pandémique…

La prise en compte du risque pandémique dans votre PCA est indispensable car il n’a pas d’équivalent tant ses répercutions impactent l’ensemble de la chaine de valeur de l’assureur.

La particularité d’une pandémie est qu’elle touche également les fournisseurs, les clients et l’ensemble des parties prenantes. C’est la raison pour laquelle il est important de prévoir dans vos processus PCA le fait de se préparer à l’interruption des services extérieurs.

La durée d’une crise pandémique implique un pilotage de crise plus long et plus agile.

Un PCA pandémique, contrairement aux autres facteurs de risques, a comme particularité de s’étaler sur une durée minimum de 8 à 12 semaines. La crise sanitaire actuelle en est la démonstration. La réponse est de prévoir des modes opératoires pragmatiques, partagés et testés en amont sur l’ensemble des activités essentielles.

Vers un PCA plus opérationnel et plus agile…

Un bon PCA pandémique est un PCA simple et pragmatique autour de 5 axes clés :

  • Une organisation et des processus agiles : c’est-à-dire une organisation plus simple, plus souple, permettant d’effectuer un pilotage agile grâce à des circuits plus courts, en diminuant par exemple le nombre de relais opérationnels sur les activités essentielles.
  • Un pilotage à la fois stratégique et opérationnel plus directe : il s’agit d’un pilotage réalisé par la cellule de crise, très présente et accessible par tous. Cette cellule de crise doit être également épaulée par des relais opérationnels situés au niveau des processus clés et transverses de l’entreprise.
  • Une communication renforcée et généralisée : la communication doit être régulière, à destination de l’ensemble de la population, diffusant tout type d’informations (RH, sanitaire, sécuritaire, niveau d’activité, etc.) et capitalisant sur les indicateurs et les outils digitaux mis en place.
  • Des outils utilisant les nouvelles technologies : permettant ainsi de pratiquer avec plus de facilité les nouveaux modes opératoires, d’accélérer la communication et de remonter les indicateurs / reportings en temps réel.
  • Une gestion rapprochée des ressources humaines : le PCA pandémique implique la mise en place de mesures de prévention et de protection du personnel spécifiques pour garantir la santé et la sécurité de ses salariés. Une des premières mesures par exemple est d’identifier les personnels les plus exposés au virus.

Par conséquent la bonne gestion d’une pandémie nécessite l’existence d’un PCA intégrant ce risque. Le PCA doit être anticipé par l’intermédiaire de mesures sanitaires, de dispositions organisationnelles et bien entendu, de tests. Il est important de vérifier que les différents scenarii fonctionnent correctement, d’où la nécessité de réaliser des simulations afin de maintenir le PCA en condition opérationnelle.

Une des principales conditions de succès d’activation et de réalisation de ce PCA est de parvenir à maintenir une efficacité et un niveau d’activité quasi égale à la pré-crise grâce à ce pragmatisme et cette agilité appliqués à votre organisation, vos processus et vos outils.